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毫无疑问,担任一个千疮百孔、濒临死亡的企业的管理人,需要具备非常多的能力,比如扎实的法律功底、利用法律解决问题的能力、比如和法院、政府、债权人等相关主体高效沟通的能力等。除此之外,笔者认为,较强的档案管理能力在管理人日常工作中也是不可或缺的。
破产案件不同于一般简单的诉讼案件,其办案思维与一般的诉讼案件有天壤之别。单从档案管理来说,简单的民事案件几乎一两个档案袋就能装下所有的案件资料,即使资料被翻乱了,整理起来也相对简单。但是破产案件,尤其是成立时间较长的破产企业,其移交的档案及债权申报资料可以说是堆积如山,那按照一定的逻辑思维分门别类的整理及保存好相关档案,几乎可以说是规范、高效推进破产案件的首要条件。我们团队在实际办案过程中高度重视档案管理,我们团队是从以下六个方面来提高档案管理能力的:
一、建立整体思维,对档案进行分门别类的整理
从管理人的角度来说,办理破产案件就是一个对案件全面调查和根据调查结果提出解决方案的过程。对案件全面调查就是对破产企业的全面调查。按照《企业破产法》的思路,管理人最主要的几个工作是接管破产企业、接收债权申报、调查资产状况、解决重大诉讼。建立这样一个整体的思维后,我们团队在实际办案过程中利用思维导图又将每一项工作全面细化,例如在管理人进场初期的档案移交工作中,我们是按照下面的逻辑接收债务人移交的档案:
1财产类资料档案接收目录 | ||
序号 | 类别 | 明细单 |
1 | 不动产 | 1土地使用权(包括土地使用权证等权属资料) |
2 | 动产 | 1机器设备 |
3 | 货币资金 | 1库存现金 |
4 | 有价证券 | 1应收票据 |
5 | 对外投资 | 1出资 |
6 | 债权 | 1合同债权 |
7 | 知识产权 | 1著作权 |
(表格1)
2会计类资料档案接收目录 | |
序号 | 类别 |
1 | 财务报告 |
2 | 会计账簿、凭证 |
3 | 税务资料 |
4 | 其他会计资料 |
5 | 审计检查资料 |
6 | 评估资料 |
7 | 验资资料 |
(表格二)
3其他资料档案接收目录 | ||
序号 | 类别 | 明细单 |
1 | 企业基本资料 | 1营业执照 |
2 | 会议资料 | 1会议记录 |
3 | 人事资料 | 1职工名单 |
4 | 印章 | 1公章 7电子印章等 |
(表格三)
除了上面的资料外,在实际办案中还会接收到很多其他资料,此处仅以上面接收的清单为例。不管是哪一类资料,将接收逻辑梳理清楚后,就可以分门别类的进行接收了。接收完毕后,我们还设置专门的档案室来保存接收过来的档案。在放置这些档案时,我们会将每一类档案专门存放在对应的档案柜中,再在档案柜的外面张贴档案目录。
在处理债权申报事宜时,我们又采用了另外一种方式。众所周知,破产企业的债权人少则几十个,多则上千个,这就相当于管理人在同时接收和办理几百上千个案子,每个案件的当事人、性质、进程都不可能一样。要全面掌握每一个案件的进度,就必须管理好所有债权人的档案。因此,我们团队首先会根据破产企业的性质对债权进行分类,然后再债权从接收、初审、复审、清偿等工作流程又设计不同的表头,如下所示:
房地产企业债权分类表 | ||
序号 | 债权性质 | 细分目录 |
1 | 1购房类 | 1XX小区 …… |
2 | 2借贷类 | 1民间借贷 …… |
3 | 3工程类 | 1施工方 |
4 | 4其他类 | …… |
(表格四)
由于篇幅有限,此处仅简要例举。其实我们团队在工作中设计的分类会比上面更加详细,以期最大程度的查清案件事实。
二、利用阿拉伯数字,做好编号工作
从上文中可以看出,我们团队在编制每一份资料时,都进行了编号。如下所示:
(图一)
根据上面的编号逻辑,如果我们需要找土地使用权证,我们只需要搜索1-1-1即可,如果要找交通设备的资料,我们只需搜索1-2-4即可。债权申报资料也一样,每一份都进行了编号,按序存放,找起来就会非常的快捷和轻松。
三、建立收发文登记制度
在实际办案过程中,管理人为推进工作,会不断与债务人的高管、债权人、法院、政府等主体进行沟通,这种沟通并非一次两次,而是长期的。基于这种长期性,我们团队建立了收发文登记制度,保存每一次沟通形成的图片、文件等,以期还原每一次的沟通情况,具体如下图所示:
(图二)
(图三)
(图四)我们还根据文书性质将发出去的文书分成了7个类别,严格按照最高院文书样式书写,争取与法院、政府及各个主体进行规范、严肃的公文交流。
四、纸质档案电子化
纸质档案虽然更适于查看,但是存在不便携带、难以统计的缺点,而破产案件许多工作都需要批量处理,因此将纸质档案进行电子化就尤为重要。比如在接收到某破产企业十多个小区的购房资料后,我们团队组织了大量人员进行电子化的工作:
(图五)每一个表格里都录入了购房合同的若干基础信息,如下图所示:
(图六) (图七)这为后期查找处理个案时带来了极大的方便,也能一键求和得到某个小区的整体数据,为撰写相关报告提供极强的数据支撑!为此,我们团队购买了Excel表格的使用工具书,也多次组织一起学习相关的智能软件,这极大的提高了平时的工作效率。
五、建立档案借用登记制度
管理人团队少则5、6人,多则几十人,在日常的工作中虽然各有分工,但由于破产企业的复杂性,许多事情相互交织,导致很多时候同一份档案资料会有多个工作人员使用,如果做不好档案管理,其中一人使用后不放回原位,另一个人如找不到档案,那么他的那部分工作将无法继续下去。因此,为解决这样的问题,我们团队建立了档案借用登记制度,即制作专门的登记簿,由专人看管,所有档案的借出归还都需要在登记簿上登记,只有责任落实到人,才能真正保管好档案,才能严肃、高效的开展工作。
六、安排专门的档案管理人员
其实在管理人的工作中,有很大一部分工作就是根据手头档案资料分析、调查破产企业的情况并形成书面报告。体量较小的案件,如只有几十份档案资料甚至更少的,可以由管理人团队的某位律师担任兼职档案管理人员。但是对于体量较大、办案时间较长的案件来说,设置专门的档案管理人员就非常必要。因此,不管是基于对档案资料安全存放的考虑还是省去个别律师翻找档案的时间,都需要安排一个专门的档案管理人员,以配合其他律师,使管理人内部工作能够有条不紊的推进。
破产案件的档案管理工作,真正体现了管理人的整体办案逻辑,同时也能真正反映出管理人是否具有细心、严肃的办案态度。因此,较强的档案管理能力是每一个管理人应当具备的专业素质。
李茜欣,女,吉林大学法学院硕士。参与办理过一百余起案件,含三起较为疑难复杂的破产案件,擅长处理民商事纠纷及公司顾问业务。
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